Ηλεκτρονική τιμολόγηση: Εύκολα και δωρεάν* με τη χρήση ηλεκτρονικής υπογραφής!

0

Όπως πολλές εταιρείες, έτσι κι εμείς στη Linkwise προσπαθούμε όσο μπορούμε να εξαλείψουμε τη χρήση του χαρτιού από την καθημερινή λειτουργία της εταιρείας, για λόγους πρακτικούς, οικονομικούς αλλά και περιβαλλοντικούς.

Παρ’ όλα αυτά όμως, όπως όλοι γνωρίζουμε, ένα από τα τελευταία «προπύργια» του χαρτιού στις ελληνικές εταιρείες παραμένει το λογιστήριο, το οποίο –καθώς είναι σε άμεση επαφή με την ελληνική γραφειοκρατία και τη «βαβέλ» της φορολογικής νομοθεσίας- αναγκάζεται (είτε από τον νόμο, είτε «για σιγουριά») να κάνει κάποια πράγματα ακόμα με τον παλιό τρόπο, δηλαδή τον έντυπο.

Ένα από αυτά τα πράγματα είναι η έκδοση των τιμολογίων τα οποία εκτυπώνονται και αποστέλλονται ταχυδρομικά, παρ’ όλο που υπάρχει νομοθεσία που έχει θεσπίσει την ηλεκτρονική τιμολόγηση (δηλαδή την έκδοση, την αποστολή και την φύλαξη των τιμολογίων με πλήρως ηλεκτρονικό τρόπο) εδώ και πολλά χρόνια. Είτε όμως επειδή η νομοθεσία παρέμενε ασαφής ή ελλιπής, είτε λόγω της φυσικής αντίστασης στην αλλαγή, πολλές εταιρείες δεν την έχουν ακόμα εφαρμόσει.

Ηλεκτρονική τιμολόγηση

Η νομοθεσία λοιπόν για την ηλεκτρονική τιμολόγηση προβλέπει πως μια εταιρεία μπορεί να εκδίδει και να αποστέλλει τιμολόγια ηλεκτρονικά, αρκεί να εξασφαλίζονται οι 3 παρακάτω προϋποθέσεις:
1) Η αυθεντικότητα της προέλευσης: Η διασφάλιση δηλαδή της ταυτότητας του εκδότη του τιμολογίου
2) Η ακεραιότητα του περιεχομένου: Η εξασφάλιση ότι το περιεχόμενο του παραστατικού δεν έχει αλλοιωθεί
3) Η αναγνωσιμότητα: Η εξασφάλιση πως το τιμολόγιο μπορεί να διαβαστεί και από άνθρωπο, όχι μόνο από τον υπολογιστή

Αν και ο νόμος δίνει την ελευθερία στις εταιρείες να βρουν μόνες τους τον τρόπο με τον οποίο θα εφαρμόσουν την ηλεκτρονική τιμολόγηση τηρώντας τις παραπάνω προϋποθέσεις, παρ’ όλα αυτά αναφέρει 3 ενδεικτικούς τρόπους, που είναι:

Α) Η Ηλεκτρονική Ανταλλαγή Δεδομένων (EDI)
Β) Η χρήση Φορολογικού Μηχανισμού (ΕΑΦΔΣΣ)
Γ) Η χρήση Προηγμένης Ηλεκτρονικής Υπογραφής

Επειδή, όπως προαναφέραμε, πολλά πράγματα στην Ελλάδα γίνονται «για σιγουριά» (καθώς κανείς δεν μπορεί να είναι σίγουρος για την καλή πρόθεση των ελεγκτών σε ενδεχόμενο φορολογικό έλεγχο) αποφασίσαμε να ακολουθήσουμε και εμείς έναν από τους 3 παραπάνω ενδεικτικούς τρόπους, παρ’ όλο που είχαμε ήδη την υποδομή για να χειριστούμε το θέμα με διαφορετικό τρόπο.

Χωρίς να μπαίνουμε σε κουραστικές τεχνικές λεπτομέρειες, καταλήξαμε πως ο πιο απλός, πρακτικός και οικονομικός τρόπος για ηλεκτρονική τιμολόγηση στην περίπτωσή μας είναι η Προηγμένη Ηλεκτρονική Υπογραφή.

Προηγμένη Ηλεκτρονική Υπογραφή

Η ηλεκτρονική υπογραφή εκμεταλλεύεται την τεχνολογία της ασύμμετρης κρυπτογράφησης, η οποία χρησιμοποιεί ένα ζευγάρι κλειδιών (ένα δημόσιο και ένα ιδιωτικό) για να «υπογράφει» ηλεκτρονικά ένα αρχείο με το ιδιωτικό κλειδί, η αυθεντικότητα του οποίου μπορεί να εξακριβωθεί με το δημόσιο κλειδί.

Και πάλι χωρίς να μπαίνουμε σε τεχνικές λεπτομέρειες, για να μπορέσουμε να «υπογράψουμε» ένα αρχείο με ηλεκτρονική υπογραφή, χρειάζεται να προμηθευτούμε ένα σετ κλειδιών κρυπτογράφησης τα οποία στην ουσία θα αποτελούν την προσωπική μας ηλεκτρονική υπογραφή (εννοείται πως τα κλειδιά θα πρέπει να τα προμηθευτεί ο νόμιμος εκπρόσωπος της εταιρείας, ο οποίος στην ουσία θα «υπογράφει» τα τιμολόγια, όπως θα υπέγραφε και τα έντυπα). Τα κλειδιά πρέπει να τα προμηθευτούμε από έναν από τους αναγνωρισμένους παρόχους πιστοποίησης που έχουν εγγραφεί στα μητρώα της Εθνικής Επιτροπής Τηλεπικοινωνιών και Ταχυδρομείων (ΕΕΤΤ) όπως αναφέρονται σε αυτή την λίστα.

Ένας από τους παρόχους στη λίστα που προσφέρει αναγνωρισμένα πιστοποιητικά είναι η Αρχή Πιστοποίησης Ελληνικού Δημοσίου (ΑΠΕΔ), η οποία μπορεί να εκδώσει τα πιστοποιητικά μας με μια πολύ εύκολη (και δωρεάν) διαδικασία την οποία θα περιγράψουμε αργότερα.
Ασφαλής Διάταξη Δημιουργίας Υπογραφής (ΑΔΔΥ)

Μια επιπλέον παράμετρος που αναφέρει ο νόμος είναι πως για να έχει η ηλεκτρονική υπογραφή μας την ισχύ της κανονικής, πρέπει να είναι «Προηγμένη», που σημαίνει πως το ιδιωτικό κλειδί του πιστοποιητικού μας πρέπει να αποθηκεύεται σε μια Ασφαλή Διάταξη Δημιουργίας Υπογραφής (ΑΔΔΥ). Η ΑΔΔΥ είναι στην ουσία μια συσκευή (σε μορφή έξυπνης κάρτες ή USB token) που έχει δημιουργηθεί ειδικά για την ασφαλή αποθήκευση πιστοποιητικών κρυπτογράφησης.

Η συσκευή που προμηθευτήκαμε εμείς για τον σκοπό αυτό είναι αυτή.

*Η αγορά της ΑΔΔΥ γίνεται μία φορά και είναι το μόνο κόστος της όλης διαδικασίας. Καθώς το κόστος είναι μικρό και εφάπαξ, θεωρούμε πως η μετάβαση στην ηλεκτρονική τιμολόγηση είναι κατ’ ουσίαν δωρεάν.

Έκδοση πιστοποιητικών

Για να εκδώσετε τα πιστοποιητικά σας και να τα αποθηκεύσετε στην ΑΔΔΥ, πρέπει να ακολουθήσετε την παρακάτω διαδικασία. Όλα τα βήματα γίνονται ηλεκτρονικά, το μόνο επιπλέον που χρειάζεται είναι μια επίσκεψη στο κοντινότερο ΚΕΠ.

1) Εγγραφή στην πύλη Ερμής και αίτηση για έκδοση πιστοποιητικών ακολουθώντας αυτόν τον οδηγό
2) Προετοιμασία του υπολογιστή σας με βάση αυτόν τον οδηγό
Σημειώσεις:
– Θα πρέπει να έχετε εγκαταστήσει και το λογισμικό της ΑΔΔΥ, το οποίο θα σας παρέχει η εταιρεία από την οποία το αγοράσατε
– H διαδικασία έκδοσης πιστοποιητικών δυστυχώς φαίνεται προς το παρόν να μην λειτουργεί με Internet Explorer 11. Οπότε πριν ξεκινήσετε την προετοιμασία, θα πρέπει να κάνετε downgrade τον Explorer. Οδηγίες εδώ
3) Έκδοση πιστοποιητικών με βάση αυτόν τον οδηγό

Υπογραφή τιμολογίων

Για την ηλεκτρονική υπογραφή των τιμολογίων η ΑΠΕΔ προτείνει δύο δωρεάν προγράμματα, το JSignPDF και το XolidoSign. Σε περίπτωση που χρειάζεστε βοήθεια για τη χρήση τους, υπάρχουν οδηγίες εδώ

Αρχείο και «διάρκεια» υπογραφής

Ένα σημαντικό θέμα στο οποίο πρέπει να δοθεί προσοχή, είναι η αρχειοθέτηση και η διάρκεια ισχύος της υπογραφής. Όπως όλοι γνωρίζουμε, το λογιστήριο είναι υποχρεωμένο να τηρεί αρχείο με τα τιμολόγια που λαμβάνει για πολλά χρόνια. Στην περίπτωση των ηλεκτρονικών τιμολογίων, το παραστατικό είναι ηλεκτρονικό που σημαίνει πως το μόνο που χρειάζεται είναι να αποθηκεύσουμε το έγγραφο σε κάποιον υπολογιστή, αρκεί αυτό να παραμείνει «έγκυρο» για όλη τη διάρκεια ισχύος της αποθήκευσης. (Προσοχή: ΔΕΝ αρκεί να εκτυπώσουμε το αρχείο -ακόμα κι αν περιλαμβάνει «εμφανή» υπογραφή, κάτι που δεν είναι απαραίτητο- καθώς από την εκτύπωση δεν μπορεί να επιβεβαιωθεί η αυθεντικότητα της προέλευσης και η ακεραιότητα του περιεχομένου! Αυτά μπορούν να εξασφαλιστούν μόνο από την ψηφιακή υπογραφή που περιλαμβάνεται στο ηλεκτρονικό έγγραφο)

Επειδή η ηλεκτρονική υπογραφή δημιουργείται, όπως είδαμε παραπάνω, από το ιδιωτικό κλειδί του πιστοποιητικού μας, η εγκυρότητά της μπορεί να επιβεβαιωθεί μόνο καθόσον το πιστοποιητικό μας παραμένει ενεργό, δηλαδή δεν έχει λήξει. Τα πιστοποιητικά που εκδίδει η ΑΠΕΔ έχουν διάρκεια ισχύος 5 έτη οπότε, ακόμα κι αν μπορούσαμε να τα ανανεώνουμε πολύ τακτικά, ο χρόνος ισχύος της υπογραφής μας δεν θα ήταν αρκετός.
Λύση στο πρόβλημα αυτό μπορεί να δώσει η τεχνολογία του Long Term Validation (LTV) με την οποία οι πληροφορίες «ισχύος» της υπογραφής αποθηκεύονται στο ίδιο το αρχείο ώστε να μπορούν να επιβεβαιωθούν ακόμη και αφού λήξει το πιστοποιητικό μας. Για να ενεργοποιήσουμε το LTV, στο πρόγραμμα XolidoSign θα πρέπει από το Control Panel να πατήσουμε το Global Options και στο υπομενού Signature Format να επιλέξουμε την τελευταία επιλογή (CAdES-XL). Καλό θα είναι επίσης στις επιλογές της υπογραφής να επιλέξουμε και την προσθήκη timestamp (Sign With TimeStamp). Πλέον, όταν ανοίγουμε το υπογεγραμμένο αρχείο στον Adobe Reader θα πρέπει στο signature panel να υπάρχει η σήμανση «Signature is LTV enabled».

Αντίστοιχα, αν σας στείλουν ένα ηλεκτρονικό τιμολόγιο με ψηφιακή υπογραφή, θα πρέπει να ελέγξετε αν είναι LTV enabled πριν το αποδεχτείτε. Αν δεν είναι, θα πρέπει είτε να ζητήσετε να σας το ξαναστείλουν, είτε να κάνετε δεξί κλικ πάνω στην εμφανή υπογραφή και να επιλέξετε «Add verification information» και στη συνέχεια να το αποθηκεύσετε.

Αυτοματοποιημένη δημιουργία υπογεγραμμένων τιμολογίων

Σε κάποιες περιπτώσεις δεν είναι πρακτικό να προσθέτουμε την ηλεκτρονική υπογραφή «με το χέρι», οπότε δημιουργείται η ανάγκη για integration με την eCommerce πλατφόρμα μας. Ανάλογα με τον τύπο, το λειτουργικό σύστημα και τη γλώσσα προγραμματισμού στην οποία είναι φτιαγμένο το σύστημά μας, διαφέρει και ο τρόπος με τον οποίο πρέπει να γίνει το integration.

Για περισσότερες πληροφορίες για το πώς κάναμε το integration μπορείτε να διαβάσετε το σχετικό post στο blog μας.

simeonidisΟ Γιώργος είναι συνιδρυτής και Managing Director της Linkwise, του κορυφαίου Affiliate Δικτύου στην Ελλάδα. Από την ίδρυσή της το 2008, η Linkwise οδηγεί συνεχώς τις εξελίξεις στον τομέα του Performance Marketing, συνεργαζόμενη με τα μεγαλύτερα ελληνικά και διεθνή brands, και τα σημαντικότερα affiliate sites. Πριν τη Linkwise, ο Γιώργος εργάστηκε στην MVi (του ομίλου Starcom-MediaVest), ένα από τα 5 μεγαλύτερα digital agencies στην Μεγάλη Βρετανία. Με την επιστροφή του στην Ελλάδα, ίδρυσε το Days4u.gr, ένα επιτυχημένο e-shop Δώρων Εμπειρίας. Είναι απόφοιτος του Τμήματος Πληροφορικής και Τηλεπικοινωνιών του Πανεπιστημίου Αθηνών, ενώ έχει MSc στο International Business and Management από το Manchester Business School του Πανεπιστημίου του Manchester.
Guest Columnist: Γιώργος Συμεωνίδης
Ο Γιώργος είναι συνιδρυτής και Managing Director της Linkwise, του κορυφαίου Affiliate Δικτύου στην Ελλάδα. Από την ίδρυσή της το 2008, η Linkwise οδηγεί συνεχώς τις εξελίξεις στον τομέα του Performance Marketing, συνεργαζόμενη με τα μεγαλύτερα ελληνικά και διεθνή brands, και τα σημαντικότερα affiliate sites. Πριν τη Linkwise, ο Γιώργος εργάστηκε στην MVi (του ομίλου Starcom-MediaVest), ένα από τα 5 μεγαλύτερα digital agencies στην Μεγάλη Βρετανία. Με την επιστροφή του στην Ελλάδα, ίδρυσε το Days4u.gr, ένα επιτυχημένο e-shop Δώρων Εμπειρίας. Είναι απόφοιτος του Τμήματος Πληροφορικής και Τηλεπικοινωνιών του Πανεπιστημίου Αθηνών, ενώ έχει MSc στο International Business and Management από το Manchester Business School του Πανεπιστημίου του Manchester.

Leave A Reply